Strategisch Einkaufs-/Prozessoptimierung durch pLine mittels „eVouchers“

e-procurement mit pLine ist für Kunden geeignet, die den operativen Einkauf durch Nutzung von Internet-Einkaufswerkzeugen unterstützen wollen. Da die Bestellungen von Hilfs- und Betriebsmitteln immer noch mit sehr viel Handarbeit (Bestellfax, Lieferschein mit Hauspost intern verschicken, Rechungen manuell einbuchen) verbunden sind, ist es das Ziel, diese ungenutzten Reserven im Betriebsergebnis zu kapitalisieren. Mit e-procurement wird von der Aufgabenstellung ausgegangen, dass nicht codierte Artikel im Rahmen Ihrer Prozessabwicklung im Unternehmen unverhältnismäßig hohe Kosten verursachen:

Ausgehend vom gezeigten Optimierungspotenzial der Beschaffungswege im Bereich der nicht-codierten Materialien ist eine Ausweitung der Systemnutzung durch e-procurement auch auf den Bereich der codierten Materialien für das Unternehmen gewinnbringend. Dem Nutzer kann eine einheitliche e-procurement-Systemumgebung für sämtliche Beschaffungsvorgänge zur Verfügung gestellt werden, welche auf einer einheitlichen, optimierten Prozesslandschaft fußen. Der Vorteil e-procurement liegt auf der Hand: Codierte als auch nicht-codierte Materialien werden gemäß denselben, optimierten Workflowmechanismen abgewickelt. Die Portal-Software ist Teil der modularisierten Produktlinie pLine, welche Besteller und Lieferanten via Internet e-procurement verbindet; ähnlich dem Online Banking. Die Geschäftsfälle (z.B. eine Bestellung) werden elektronisch aufgenommen und entsprechend dem eingestellten Geschäftsablauf (workflow) verteilt; das sogenannte Routing bei pLine.

Die e-procurement Erfolgsfaktoren sind:

• vollständige Integration in die Supply Chain; somit auch die Integration aller Lieferanten, nicht nur der Lieferanten, die gerade einen elektronischen BME-Katalog anbieten; also
• alle Beschaffungs-Transaktionen der Supply Chain integrieren
• Informations- Material und Zahlungsfluß integrieren; mehr als procure-2-pay; denn bei der Rechnungskonsolidierung fallen ein groß teil der "Beschaffungskosten" an; also
• Sammelrechnung (e-Billing) über alle Lieferanten der Supply Chain und
• Integration des kompletten End-2-End Prozesses der Supply Chain; also der
• internen und externen Lieferkette

Erst dieses hohe - mit pLine bereits seit Jahren - realisierte Integrationsniveau  schafft es die Prozesskosten wirklich und umfänglich zu senken.

Deshalb unterhält pLine auf Seiten der Banken und Lieferanten  entsprechende genormte Zugänge, die Daten zu empfangen, zu bearbeiten und deren Ergebnis wieder dem E-Procurement-System zur Verfügung zu stellen. Informationen-, Waren- und Zahlungsflüsse werden dabei synchronisiert und dokumentiert. Am Monatsbeginn werden an den Leistungsnehmer die wesentlichen Leistungsdaten der vorangegangenen Abrechnungsperiode als Sammelrechnung (e-Billing) geschickt, unterstützt von Reports auf Kostenstellenleiterebene und auf Einzelverbrauchsebene beim Bedarfsauslöser. Des weiteren gehen die Daten den angeschlossenen Systemen zur digitalen Weiterverarbeitung im Rechnungswesen und der Kosten- und Leistungsrechnung zu. Der Lieferant bei diesem e-Billing erhält synchron dazu den Zahlungsavis und daraus folgend die dazugehörige Leistungsvergütung überwiesen. Die Kommunikation ist – definiert durch das Web (www) – Formular gestützt. Das bedeutet jedes Formular wird auf dem örtlichen PC-Programm (Browser) dargestellt.  Mit Hilfe der Produktlinie pLine erhalten Sie im E-Procurement professionelle Unterstützung bei der Abwicklung der internen Abläufe im Einkaufsabwicklungsprozess, also von der Bestellung über den Versand der Bestellung und vom Auftragseingang beim Lieferanten bis zu dessen Warenabgangsmeldung. Um die Leistungserfüllung zu dokumentieren, wird die Warenabgangsmeldung durch die Warenzugangsmeldung beim Besteller/Bedarfsträger ergänzt Ein umfangreiches, renommiertes Lieferantennetzwerk ist bereits aufgebaut und an den Umgang mit eVouchers gewöhnt.

Die Steuerung des Informationsflusses

Jedem Besteller werden mit dem Einkauf im eProcurement-System pLine definierte Berechtigungen zugeordnet. Weiterhin werden Budgets eingerichtet, welche sich auf das Beschaffungsvolumen pro Monat und den Bestellwert beziehen. Zyklisch (z.B. monatlich) werden die wesentlichen Daten an die Teilnehmer/Besteller elektronisch verteilt (Reports zum e-Billing). Im Sinne einer Transparenz der gesteuerten Abläufe des Informationsflusses werden Kunden und Lieferanten zyklisch Berichte über Verbrauchsdaten elektronisch zur Verfügung gestellt, wie z.B.

• der Besteller Report
• der Kostenstellenleiter Report
• der Management Report (unternehmensweite Zusammenfassung)
• alle digitalen Rechnungsdaten für das Rechnungswesen und die Kosten- und Leistungsrechnung

Alle Teilnehmer in der Supply Chain erhalten eine mit dem Kunden abgestimmte Aufstellung über die getätigten Bestellungen mit Angabe des Buchungsbetrags und des Bestellvolumens pro Bestellung und Lieferer. Des Weiteren gehen die Daten den angeschlossenen Systemen zur digitalen Weiterverarbeitung im Rechnungswesen und der Kosten- und Leistungsrechnung zu.

Die Bestellung / der Beleg (eVoucher)

Grundelement im Informationsfluss des e-Procurement-Systems pLine  ist der Bestellbeleg. Im Bestellbeleg werden – sofern dieser Beleg automatisch von eigenen Katalog- oder Drittsystemen übernommen werden kann - alle relevanten Daten der Bestellung angezeigt und müssen somit nicht mehr eingegeben werden. Andernfalls – insbesondere im Dienstleistungsbereich und kleineren Lieferanten ohne Katalog - handelt es sich um ein auszufüllendes Formular, welches sich am gewohnten Bestellformular orientiert. Die Daten werden somit in einfacher Weise „direkt“ und digital erfasst. Der Ablauf bzgl. der Weiterleitung des/der Belegs/Bestellung an den Lieferer ist in beiden Fällen identisch. Unterschiedliche Formate werden konvertiert, der Lieferer erhält seinen digitalen Auftragseingang.