Unternehmen, welche Rechnungskontrolle,  Saldenabgleich und – ausgleich betrieblich an Dritte ausgliedern wollen, sparen sich - insbesondere bei einer Vielzahl von "kleineren" Lieferanten Kosten in der Abarbeitung. Dies wird ähnlich den Anderkonten bei Steuerberatungsbüros umgesetzt. Über dieses Vorgehen hinaus besteht eine durchgängige Verbindung zum jeweiligen  eProcurement.

Vorgehensweise:
Das Verfahren ist bereits über Jahre hinweg eingeführt und wird für die Rechnungslegung im Firmenkundenbereich angewendet. Rechnungsdaten können dabei per Fernübertragung im Stapelverfahren nach einem abzustimmenden Format oder Online durch Debitor oder Kreditor eingegeben werden.

Zur Durchführung werden für die bestellenden Unternehmen interne Konten zur Übermittlung der entsprechenden Beträge an die jeweiligen  Zahlungsempfänger eingerichtet.

Um als Rechnungs-Sachverwalter / Regulierer aufzutreten, werden im pAccounting unter einer eindeutigen Geschäftsvorfallnummer die Leistungspositionen und die Lieferscheinnummer festgehalten, dokumentiert und als Basis für die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen herangezogen. 4c bedient somit als Zentralregulierer  alle Zahlungsvorgänge zwischen Zahler und Zahlungsempfänger und ist  befugt, den Verkauf oder Kauf von Waren oder Dienstleistungen im Namen des Zahlers oder des Zahlungsempfängers auszuhandeln bzw. abzuschließen.

Genau das macht den wesentlichen Unterschied zwischen einem Zahlungsdienst / Finanzdienstleister und einem Zentralregulierer aus.

Dabei werden sowohl kartengestützte Systeme (clearing und settlement) als auch traditionelle Systeme unterstützt. Jedem Lieferanten gehen dabei für alle ihn betreffenden Konten Zahlungsavise zu, welche mittels Geschäftsvorfallnummer die Kommunikationsbasis für den Saldenabgleich  bilden; die zentrale Regulierung.

Je nach Ausrichtung kann entweder bereits mit Bestellung und Warenzugang begonnen werden oder aber die Rechnungen werden vor Abstimmung aus dem Debitor ERP-System gezogen.

Reports:
Grundsätzlich werden die Verbrauchsdaten SAP konform als Datei in einem zu vereinbarenden, regelmäßigen Turnus an die DEBIT-Organisation übertragen.  Dabei kann ein Auftritt als Rechnungs-Sachverwalter vereinbart werden, so dass dem Debitor eine elektronische Sammelrechnung (EDIfact) oder Abrechung (CSV) zugeht.

Wenn gewünscht können darüber hinaus an Kostenstellenleiter oder einzelne Leistungsverbraucher monatliche Reports verschickt werden.